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信息管理解决方案

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信息管理解决方案

█ 问题需求

● 随着信息技术的发展,信息数据在人类的社会活动中扮演着极为重要的角色,信息已经成为公司拥有的最有价值的资产之一。

● 目前造成数据损坏的原因主要有以下几个方面:

  硬盘驱动器损坏,由于一个系统或电器的物理损坏导致文件、数据的丢失

  人为错误,人为删除一个文件或格式化一个磁盘(占数据灾难的80%)

  黑客的攻击,黑客侵入计算机系统,破坏计算机系统

  病毒,使计算机系统感染,甚至损坏计算机数据

  自然灾害,火灾、洪水或地震也会无情地毁灭计算机系统

  电源浪涌,一个瞬间过载电功率损害计算机驱动器上的文件

  磁干扰,生活、工作中常见的磁场可以破坏磁碟中的文件因此,建立完整的网络数据备份系统必须考虑的内容

█ 解决方案

● 文档归档

  归档申请:用户将文件归档到分类文件库时系统时需填写归档申请,归档申请需填写相关归档信息,包括审批人、归档路径、归档原因等信息才能完成归档申请。系统会自动识别该申请人的文件归档审批流程,提供流程定义好的审批人供申请人选择,若给该申请人的归档流程中只需一人审批则无需选择。

  归档审批:系统可实现文件归档的自动审批和流程审批,自动审批即用户填写好归档申请包括相关的归档信息,无需任何人审批就能自动归档入库;流程审批就是用户的归档信息需要有审批人审批通过后才能归档入库。根据公司实际需要可以给不同人员配置不同的归档权限,若某类人员归档的文件无需人工审批就可以走自动审批,若某类人员归档的文件及相关归档信息需要经过审核后才能准予归档就可以走流程审批。

● 文档在线预览

  DIM中可以内嵌图文档浏览组件,对Word、Excel、AutoCAD、CAXA、图片等办公、设计类文档,可以在不打开甚至不安装相应的应用软件的情况下实现文档的在线预览,系统还支持流媒体音视频格式文档在线打开播放。

  选择每个文档时,可以查看文档的元数据信息,包括基本信息、版本信息、用户评论、标签、权限等信息。

● 文档检索

  文档全文检索:系统采用智能搜索引擎,对系统中的电子文档进行快速搜索,在非常短的时间内找到相应的满足条件的电子文档。系统具有强大的全文搜索功能,可支持海量文档的全文搜索。

  标签过滤检索:在搜索界面上,自动显示当前最热最新的文档关键词汇,此关键词汇根据热门标签进行统计,类似Google搜索,搜索时可点击最热词汇进行搜索相关的所有文档。

  元数据检索:系统支持按文档的元数据属性查询,即元数据检索,用户可以根据文件归档时提交的元数据属性来检索到该文件。

  文档分类检索:系统提供按文件名的文件分类检索,采用分类检索,用户可以按照目录结构查询文件。用户可以在分类文件库选中某一级目录并输入查询关键字,可以查询到该级目录下文件名包含查询关键字的所有文件。分类检索可缩小文件查找范围,避免在整个分类文件库中遍历查询。

● 文档评论

  用户在查看文档时,可以对具有权限的电子文档进行点评评论,其他具有权限的用户也可以查看到此评论信息,并且可以继续同时进行多人评论。所有的评论和标签信息在查看每个文档时自动显示在文档属性信息中,以便用户实时查看。

● 文档标签

  在系统中查看或预览文档时,用户可根据文档的相关内容进行定义标签,其他用户查看此文档时可以看到此标签的信息;用户自己可以在系统中查看到自己标签过的文档,便于快速查找使用,以及以此标签给其他用户提供相关信息,方便其他用户需要时能够快速查找此电子文档,提高电子文档的重利用。

● 文档库日志审计

  可对系统中的所有文档进行审计,可查看每一个文档的所有业务操作记录,包括用户、时间、操作内容等详细日志内容。系统中每个人对文档的任何操作,在审计时都可以查看到记录,记录了文档整个生命周期的操作历史。

  1、文档库操作审计:可查看文档库中每一个文档的所有业务操作记录,包括用户、时间、操作内容等详细日志内容。系统中每个人对文件的任何操作,在审计时都可以查看到记录,记录了文件整个生命周期的操作历史。

  2、文件归档日志审计:管理员可以查看系统中所有文件归档记录,包括归档记录的申请人、归档时间、归档路径、归档文件列表、审批人等信息,还可以预览归档的文件内容。

█ 预期价值

  ● 内部文档不在凌乱散落,可以实现分类存放,标准规范

  ● 海量文档和数据查找快捷方便,可以通过快速检索和浏览的方式查看

  ● 机密文档分级分权限控制,不会由于泄露而造成或带来不必要的损失或烦恼

  ● 协作文档版本管理有序,即便再多的历史版本也不会出现管理和维护不便的情况

  ● 信息和数据等资源共享度提升,逐步构建或完善企业内部交流协作共享管理平台

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